Déclaration sur la protection de la vie privée

Pour alléger le texte du présent document, l’usage du masculin se veut neutre et désigne tous les genres sans distinction.

 

Nous / Enerkem Inc. (« Enerkem », « nous », « nos », « notre ») Traitons (tel que défini ci-dessous) des Renseignements Personnels (tel que défini ci-dessous) pour la conduite de nos affaires, pour administrer et exécuter nos contrats et pour répondre à nos obligations juridiques. « Renseignement Personnel » renvoie à toute information se rapportant à un individu identifié ou à toute information qui permet d’identifier un individu, directement ou indirectement. « Traitement » renvoie à toute opération appliquée à des Renseignements Personnels incluant, sans s’y limiter, la collecte, l’utilisation, la communication, la conservation et la destruction. La vie privée est importante pour nous et la présente Déclaration (mise à jour de temps à autre, sans préavis) vise à expliquer nos pratiques de Traitement des Renseignements Personnels.

 

Au sujet des témoins de connexion, veuillez consulter notre Politique sur les témoins de connexion disponible sur notre site Web.

 

1. Nous sommes le responsable du Traitement et vous êtes la Personne Concernée
2. Comment nous recueillons vos Renseignements Personnels et votre consentement, et comment vous pouvez retirer votre consentement
3. Comment nous Traitons les Renseignements Personnels
   
4. Avec qui nous partageons les Renseignements Personnels
5. Où et combien de temps sont conservés les Renseignements Personnels
6. Comment nous protégeons les Renseignements Personnels
7. Les droits des Personnes Concernées à l’égard de leurs Renseignements Personnels
8. Comment communiquer avec nous
9. Comment nous mettons à jour la présente Déclaration

 

 

À moins que nous avisions du contraire, nous sommes le responsable du Traitement des Renseignements Personnels, c’est-à-dire que nous déterminons à quelles fins et de quelles manières nous Traitons les Renseignements Personnels.

 

Dans le cadre de nos opérations et activités, nous entretenons des relations avec des organisations commerciales (comme des actionnaires, prêteurs, investisseurs, partenaires, clients, fournisseurs, sous-traitants et autres parties prenantes) et des organisations non-commerciales (comme des entités gouvernementales, autorités de contrôle et autres parties prenantes) (ci-après les « Organisations »). Au cours des relations avec ces Organisations, les Renseignements Personnels d’individus qui les représentent, généralement leurs employés ou autres mandataires, sont inévitablement portés à notre connaissance et entrent en notre possession.

 

Nos employés sont susceptibles de nous communiquer des Renseignements Personnels de personnes à contacter en cas d’urgence, ce qui peut être vous; le cas échéant, nous tenons pour acquis que vos Renseignements Personnels nous ont été communiqués avec votre consentement.

 

La présente Déclaration s’adresse à toute personne, ci-après appelée la « Personne Concernée » dans la Déclaration (ou « vous », « vos », « votre ») sur qui nous détenons des Renseignements Personnels et qui ne soit pas un employé ou un administrateur ou un consultant d’Enerkem.

 

 

De façon générale, selon votre situation, les Renseignements Personnels que nous recueillons sont ceux que vous nous avez donnés ou que nous avons reçus de l’Organisation que vous représentez au cours de nos interactions ou que nous avons reçus de notre employé. Il peut aussi arriver que nous recevions des Renseignements Personnels de tiers lorsqu’ils sont nécessaires à la relation d’affaires ou d’emploi; dans ces cas, vous avez autorisé ce tiers à recueillir vos Renseignements Personnels et à nous les communiquer pour les fins établies ou permises. Prenez note que l’Organisation que vous représentez et les tiers ont leurs propres politiques sur la protection de la vie privée et sur les témoins de connexion, et que nous sommes étrangers à celles-ci. Finalement, nous sommes susceptibles de créer, générer ou inférer des Renseignements Personnels vous concernant au cours de la relation d’affaires avec nous ou avec l’Organisation que vous représentez.

 

En raison des bases légales et des fins que nous avons établies (voir la rubrique Comment nous Traitons les Renseignements Personnels ci-dessous), nous nous appuyions parfois sur un consentement implicite et la présente Déclaration. Ainsi donc, en nous fournissant un Renseignement Personnel ou en autorisant l’Organisation que vous représentez à nous le fournir, vous êtes réputé consentir à ce que nous Traitions votre Renseignement Personnel conformément à ce qui est indiqué dans la présente Déclaration. Nous recueillons également le consentement exprès et écrit d’une Personne Concernée lorsque les circonstances le justifient, par exemple lorsque le Renseignement Personnel en cause est sensible par sa nature ou le contexte de sa collecte ou lorsque le Renseignement Personnel dépasse du cadre précisé aux présentes ou pour respecter les attentes raisonnables de la Personne Concernée. Lorsqu’il n’est pas raisonnablement possible de recueillir le consentement exprès et écrit de la Personne Concernée, nous ne conservons pas le Renseignement Personnel en cause.

 

Tout consentement à la communication et à l’utilisation d’un Renseignement Personnel peut être retiré en tout temps, sous réserve des restrictions légales ou contractuelles et moyennant un préavis raisonnable. Pour retirer un consentement, il suffit de nous contacter de la manière prévue à la rubrique Comment communiquer avec nous ci-dessous. Cependant, il faut noter qu’en l’absence de votre consentement à la communication et à l’utilisation d’un Renseignement Personnel, nous pourrions être limités ou empêchés d’accomplir les fins pour lesquelles nous avons recueilli le renseignement en cause, à savoir l’une ou l’autre des fins établies plus amplement décrites ci-dessous.

 

 

 

Nous Traitons les Renseignements Personnels conformément à la Déclaration, que nous rendons disponible en ligne sur notre site Web et sur demande. En faisant référence à la Déclaration dans la signature de messagerie électronique de notre personnel, nous veillons à porter à votre attention son existence; en incluant un hyperlien qui renvoie à la Déclaration, nous en facilitons l’accès. Nous tenons pour acquis que la Déclaration est portée à la connaissance de tous et particulièrement des Personnes Concernées, mais nous ne pouvons être tenus responsables si une Personne Concernée choisit de ne pas en prendre connaissance.

 

Nous Traitons les Renseignements Personnels seulement lorsque la loi le permet ou en lien avec les fins établies décrites ci-dessous et en conformité avec les bases légales (au sens du règlement général sur la protection des données de l’Union européenne, dit « RGPD ») qui y sont associées.

Les bases légales (RGPD) :

 

• Exécution d’un contrat: lorsque les Renseignements Personnels sont nécessaires pour conclure ou exécuter un contrat avec vous ou l’Organisation que vous représentez (relation d’affaires).
• Obligation légale: lorsque les Renseignements Personnels sont nécessaires pour nous acquitter de nos obligations légales.
• Intérêts légitimes: lorsque les Renseignements Personnels sont nécessaires aux fins d’intérêts légitimes.

Les fins établies :

 

• La relation d’affaires. Nous pourrions recueillir, générer et inférer des Renseignements Personnels parmi les suivants (lorsqu’applicable à votre situation) : vos noms, signature, coordonnées d’affaires et/ou personnelles (selon le cas), informations d’ordre professionnel comme vos formations académiques et professionnelles, affiliations professionnelles et accréditations, expériences de travail antérieures, équipe à laquelle vous faites partie, nom de votre supérieur hiérarchique, voix, photo, image, commentaires que vous pouvez formuler au cours de nos échanges, et tout autre renseignement pertinent.
  Bases légales (RGPD) : Intérêts légitimes (de coopération, de relations d’affaires, de développement des affaires, de réalisation de projets de R&D et de livraison de projets) et exécution d’un contrat.
• La conformité aux obligations (légales, réglementaires et autres); la prévention ou la détection de violations de la loi, de fraudes et d’autres actes illégaux. Nous pourrions recueillir, générer et inférer des Renseignements Personnels parmi les suivants (lorsqu’applicable à votre situation): vos noms, coordonnées, copies de pièces d’identité avec photo (comme un passeport, un permis de conduire et autres), ainsi que tout autre document pertinent requis par une autorité de contrôle compétente aux fins de conformité aux réglementations applicables (incluant sans s’y limiter la réglementation anticorruption et de lutte contre le blanchiment d’argent, sur les bénéficiaires ultimes, sur le contrôle des sociétés, sur les règles « KYC » et autres), et tout autre renseignement pertinent.
  Bases légales (RGPD) : Obligation légale et intérêts légitimes (afin de collaborer avec les autorités et s’assurer d’avoir un profil de risque acceptable).
• La protection et la sécurité du personnel, des actifs et des intérêts d’Enerkem et de tiers lors de l’accès aux installations sécurisées ou des réseaux et systèmes TI d’Enerkem. Nous pourrions recueillir, générer et inférer des Renseignements Personnels parmi les suivants (lorsqu’applicable à votre situation) : vos noms, signature, voix, photo, image, renseignements de connexion, mots de passe, numéro d’identification, profil d’usager, et tout autre renseignement pertinent.
  Base légale (RGPD) : Intérêts légitimes (de protection et de sécurité et s’assurer d’avoir un profil de risque acceptable) et obligation légale.

Advenant que nous traitions plus d’informations que ce qui est mentionné ci-dessus, nos pratiques sont guidées par les principes suivants : 1) limitation de la cueillette, de l’utilisation et de la communication des Renseignements Personnels à ce qui est strictement nécessaire à la relation d’affaires avec vous ou l’Organisation que vous représentez; et 2) respect des attentes raisonnables de la Personne Concernée.

 

 

 

Nous pourrions partager les Renseignements Personnels avec ceux qui, parmi nos employés, clients, partenaires, sous-traitants et tiers prestataires de services, ont besoin de les recevoir pour les fins établies pour lesquelles ils ont été recueillis. Nous pourrions aussi partager les Renseignements Personnels avec des tiers qui ont besoin de les recevoir conformément à la loi ou pour répondre à une obligation légale ou pour faire valoir des droits. Les tiers prestataires de services sont notamment (mais sans s’y limiter) les conseillers juridiques externes, les comptables et auditeurs, les assureurs, les firmes d’ingénierie, les cabinets conseils et d’autres intervenants que nous pourrions solliciter ou mandater lorsqu’ils sont concernés par les fins établies ou en lien avec la protection des données comme les fournisseurs de service TI (incluant sans s’y limiter les services d’hébergement de données). Ces tiers peuvent avoir accès aux Renseignements Personnels et être tenus de les Traiter dans le cadre des services qu’ils nous fournissent; alors nous nous limitons à leur communiquer les Renseignements Personnels qui sont raisonnablement nécessaires pour leur permettre de fournir leurs services ou pour accomplir les fins établies ou permises.

 

Toutes les personnes avec qui nous partageons des Renseignements Personnels sont liées à nous par un devoir légal ou des engagements contractuels de confidentialité. Nous ne concluons aucun contrat avec des tiers, lorsque l’objet du contrat implique la collecte, l’utilisation, la communication, le transfert, la conservation ou la destruction de Renseignements Personnels, sans que ce contrat ne soit consigné par écrit, n’ait préalablement fait l’objet d’une révision juridique dans le cadre d’une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée, et sans qu’il n’y soit consigné que les Renseignements Personnels communiqués bénéficient d’un Traitement et d’une protection adéquats selon la présente Déclaration et les lois applicables.

 

 

 

Les Renseignements Personnels sont conservés dans nos serveurs situés dans nos installations du Québec (au Canada), dans les serveurs des tiers prestataires de services concernés pouvant être situés au Québec ou ailleurs au Canada ou dans l’Espace économique européen, selon le cas, et ils pourraient être hébergés par une solution infonuagique (cloud). Tout transfert de Renseignements Personnels de l’Espace économique européen vers le Canada s’appuie sur la décision 2002/2 /CE de la Commission du 20 décembre 2001 constatant, conformément à la directive 95/46/CE du Parlement européen et du Conseil, le niveau de protection adéquat des données à caractère personnel assuré par la loi canadienne sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques. 

Puisque les Renseignements Personnels sont assujettis aux lois de la juridiction où ils se trouvent, ils pourraient faire l’objet d’un accès par des agences étrangères ou leurs représentants. Nous sommes tenus de nous conformer aux lois sur la protection des Renseignements Personnels de diverses juridictions, incluant mais sans s’y limiter, du Québec au Canada et de l’Espace économique européen, lesquelles contiennent des règles contraignantes en matière de transfert international auxquelles nous veillons à nous conformer. Vous consentez au transfert de vos Renseignements Personnels dans des juridictions autres que celle de votre résidence et où les lois sur la protection des Renseignements Personnels peuvent être différentes de celles de votre juridiction, pourvu que nous nous assurions que vos Renseignements Personnels bénéficient d’une protection adéquate dans la juridiction de destination. 

Nous conservons les Renseignements Personnels pour la durée nécessaire aux fins pour lesquelles nous les avons recueillis et pour nous conformer à nos obligations légales. Ces durées de conservation sont établies par les lois, ou à défaut par nos calendriers de conservation et nos politiques internes, lesquels varient selon les juridictions. Sauf exigence contraire de la loi, les Renseignements Personnels qui ne sont plus nécessaires ou pertinents sont détruits, effacés ou rendus anonymes. Pour plus d’informations, vous pouvez communiquer avec nous.

 

 

 

Nous sommes engagés à préserver la confidentialité, l’intégrité et la disponibilité des Renseignements Personnels en notre possession et à les protéger contre la perte ou la modification involontaire, l’accès non autorisé par les lois applicables, l’utilisation non autorisée par les lois applicables et la divulgation non autorisée par les lois applicables, et toute autre forme illégale de Traitement des Renseignements Personnels. À cette fin, nous avons mis en place des initiatives de sensibilisation et des programmes de formation continue de nos employés et nous conduisons des évaluations des facteurs relatifs à la vie privée dans diverses circonstances, par exemple lorsque nous considérons faire affaire avec un fournisseur dont les services peuvent avoir un impact sur des Renseignements Personnels. Nous respectons les normes de protection et de sécurité de l’information généralement reconnues en matière de protection des Renseignements Personnels et ce, tout au long de leur cycle de vie, c’est-à-dire dès leur collecte ou création/génération jusqu’à leur destruction. Nous maintenons des mesures de sécurité physiques, techniques et administratives proportionnelles et appropriées à la sensibilité des Renseignements Personnels, la fin de leur utilisation, leur quantité, leur répartition et leur support. Seules les personnes qui doivent avoir accès aux Renseignements Personnels et qui sont soumis à un devoir légal, ou des engagements contractuels, de confidentialité ont accès aux Renseignements Personnels. Cependant, aucune mesure de sécurité, aucune méthode de transmission sur Internet et aucune méthode de conservation électronique n’est infaillible ou sécure à 100 %. Malgré nos efforts de sensibilisation et de formation, ainsi que de nos précautions et investissements dans la sécurité de nos réseaux et systèmes TI, nous ne pouvons pas garantir la sécurité des Renseignements Personnels en tout temps, ni que ceux-ci ne seront jamais consultés, utilisés, communiqués, modifiés, détruits ou autrement compromis dans l’éventualité d’une brèche de sécurité ou d’une autre forme d’atteinte à nos protections physiques, techniques ou administratives. Si vous pensez que vos Renseignements Personnels auraient été compromis, veuillez contacter avec nous.

 

 

 

Selon votre juridiction et dans certaines circonstances, vous pourriez disposer de l’un ou l’autre des droits suivants à l’égard de vos Renseignements Personnels, sous réserve toutefois des conditions, limites et restrictions prévues dans les lois applicables de votre juridiction (en cas de disparité entre la Déclaration et les lois de votre juridiction, les lois de votre juridiction prévalent) :

 

• Accès et portabilité: le droit de nous demander si nous Traitons des Renseignements Personnels à votre sujet, le droit d’y avoir accès ou de les recevoir dans un format technologique structuré et couramment utilisé, et le droit de nous enjoindre de transférer vos Renseignements Personnels à un autre responsable du traitement ou autre personne autorisée par la loi à les recevoir.
• Exactitude: nous sommes tenus de prendre des mesures raisonnables pour nous assurer que les Renseignements Personnels demeurent exacts, complets, non trompeurs et à jour.
• Rectification: le droit d’obtenir la rectification d’un Renseignement Personnel incomplet ou inexact.
• Contrôle de la diffusion: le droit de nous demander de cesser la diffusion de vos Renseignements Personnels, de désindexer tout hyperlien rattaché à votre nom donnant accès à des Renseignements Personnels par un moyen technologique et que tout hyperlien désindexé donnant accès à des Renseignements Personnels soit réindexé.
• Retrait du consentement: le droit de retirer le consentement à la communication et à l’utilisation de vos Renseignements Personnels.
• Plaintes: le droit de déposer une plainte auprès de l’autorité de contrôle compétente et de demander réparation devant les tribunaux (lorsqu’applicable) si vous estimez que vos Renseignements Personnels ont été compromis ou que vos droits liés à leur Traitement ont été enfreints.
• Effacement: le droit d’obtenir l’effacement de Renseignements Personnels périmés ou recueillis illégalement.
• Limitation du Traitement et opposition : le droit de limiter le Traitement de Renseignements Personnels ou le droit de vous y opposer.
• Décision automatisée: le droit de contester toute décision automatisée lorsqu’une telle décision existe et qu’elle a une incidence juridique ou similairement importante, et le droit de demander que celle-ci soit reconsidérée.

Vous pouvez à tout moment exercer les droits mentionnés ci-dessus, s’ils existent dans votre juridiction, en communiquant avec nous. Prenez note que nous ne sommes pas tenus de préparer un nouveau document ou renseignement pour répondre à votre demande et que pour être admissible, votre demande doit être écrite, porter sur un document ou un renseignement qui existe, qui vous concerne et qui ne requiert pas de calcul, de comparaison ou d’autres actions génératives de contenu. Nous répondons généralement à toute demande écrite, complète, précise et valide dans un délai de trente (30) jours de sa réception. Si nous ne sommes pas en mesure de donner suite à votre demande dans ce délai, nous vous en informerons par écrit. Au besoin, nous pourrions vous aider à formuler une demande complète et précise. Si nous ne sommes pas en mesure de donner satisfaction à votre demande, nous motiverons notre refus (sous réserve des restrictions prévues par la loi, le cas échéant), nous indiquerons les dispositions légales sur lesquelles ce refus s’appuie, et nous vous informerons des recours qui s’offrent à vous et des délais dont vous disposez. Bien que l’exercice des droits mentionnés ci-dessus soit généralement gratuit, nous pourrions imposer de frais raisonnables comme le prévoient les lois applicables, par exemple pour la transcription, la reproduction ou la transmission de Renseignements Personnels; le cas échéant, nous vous informerons des frais avant de traiter votre demande.

 

Rien dans la présente Déclaration ne vous empêche de communiquer avec les autorités compétentes en matière de protection des Renseignements Personnels de votre juridiction et d’y déposer une plainte.

 

 

 

Pour obtenir des informations, exercer des droits, déposer une plainte ou tout simplement nous faire part de vos commentaires sur nos pratiques en matière de Traitement et de protection des Renseignements Personnels, nous vous invitons à contacter notre Responsable de la protection des Renseignements Personnels par courriel à vieprivee@enerkem.com ou par la poste de la façon suivante :

ENERKEM INC.
À l’attention du responsable de la protection des Renseignements Personnels
1130, rue Sherbrooke Ouest, bureau 600
Montréal (Québec) Canada H3A 2M8 

 

 

 

Nous pourrions modifier la Déclaration de temps à autre et sans préavis. Nous vous invitons donc à en prendre connaissance régulièrement afin de demeurer informé de la manière dont nous Traitons les Renseignements Personnels.